Northex Environnement Inc. (Northex) est une personne morale à but lucratif de régime provincial du Québec qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Northex les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Northex traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Northex par un moyen technologique.
Cette politique s’applique à Northex, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, et consultants. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Northex.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Northex, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
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Termes |
Définition |
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Renseignements personnel |
Un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc. |
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Renseignements personnel sensible |
Un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc. |
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Coordonnées professionnelles ou d’affaires |
Ces informations ne constituent pas des renseignements personnels. Par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail. |
Dans le cadre de ses activités, Northex peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Le Tableau 1 fourni une liste non exhaustive sur les types de renseignements que Northex pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis.
Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Northex sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 3 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, Northex recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 3 sur les coordonnées professionnelles).
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Relation avec Northex |
Type de renseignements, lorsqu’elles sont nécessaires : |
Utilisations |
Manière de recueillir les renseignements |
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Clients |
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Candidats à l’emploie et employés |
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Fournisseurs de services |
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Consultants |
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Partenaires de Northex |
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De façon générale, Northex collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir Tableau 1). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
Northex doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci.
Le site de Northex ( https://northex.net/ ) utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet de Northex. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.
Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Northex à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
Il se peut que Northex recueille également des renseignements par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Northex (par exemple, un formulaire de contact), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires. Dans ces cas, Northex fait la collecte d’informations de coordonnées d’affaires professionnels et évite dans la mesure du possible la collecte des renseignements personnels.
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Northex ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par Northex pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Northex s’assurera :
La destruction de renseignements par Northex doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Northex concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels d’Northex (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
Northex s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 3), devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, Northex doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Northex, à l’adresse courriel indiquée à la section neuf (9).
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Northex et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Northex doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à Northex quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Northex qui y ont accès et leur durée de conservation.
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Northex, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Northex, à l’adresse courriel indiquée à la section neuf (9).
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Northex. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’elle juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Northex s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Northex pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Northex est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Northex doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Northex invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Northex.
L’approbation et la responsabilité de cette politique de la protection des renseignements personnels de Northex est assuré par la personne suivante :
Marie Josée Lamothe
Présidente de Northex Environnement Inc.
1-866-757-3353
699 Montée de la Pomme-d ’Or, Contrecœur Québec, JOL 1C0
mjlamothe@northex.net
De manière générale, l’équipe de direction de Northex est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
En collaboration avec son équipe de direction, la responsable de la protection des renseignements personnels doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le vice-président de Northex assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de Northex ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de Northex tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Northex à cet égard, le cas échéant.
La présente politique est publiée sur le site internet de Northex. Cette politique sera aussi distribuée notamment aux employés actifs de l’entreprises pour qui cette politique les concerne directement.
Northex se charge de faire de même pour toutes les modifications à la présente politique.
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Version |
En vigueur |
Changement de la dernière version |
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1.0 |
22 septembre 2023 |
Première version |
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